Savez-vous ce qu'est la webmail Zimbra ?

L'une des tâches les plus importantes pour les organisations aujourd'hui est de pouvoir maintenir une communication active et efficace avec leurs clients. Ceci est utile dans plusieurs aspects - tels que la résolution des doutes, la prospection, les actions marketing, entre autres - qui doivent être observés de près par les managers afin de toujours obtenir les meilleurs résultats. En ce sens, disposer d'une plateforme de gestion de messagerie favorise grandement les professionnels qui s'occupent de cette communication au quotidien, en plus de favoriser l'organisation interne quant à la définition des fonctions liées à l'utilisation de la messagerie d'entreprise. Pour assurer la meilleure gestion de cette ressource, l'une des solutions à intégrer à votre entreprise est l'hébergement Zimbra. La connaissez-vous déjà ? Dans cet article complet, nous allons vous montrer tout ce que vous devez savoir sur cet outil et comment l'implémenter dans votre entreprise. Continuez à lire pour le vérifier!

Qu'est-ce que Zimbra ? Bien plus qu'un e-mail

D'une manière générale, Zimbra e-mail est une plateforme spécialisée dans les échanges de messages et la communication d'entreprise avec une grande souplesse d'action. Son idée est d'unir e-mail, calendrier et coopération professionnelle dans le même environnement cloud collaboratif. Il a donc redéfini la messagerie professionnelle avec une expérience innovante, efficace et capable d'augmenter l'engagement des employés. Créé en 2005 par la société Zimbra, il a été racheté en 2007 par Yahoo!, qui l'a vendu à VMWare en 2010. Il y a eu deux acquisitions successives : par Telligent Systems, en 2013, et par Synacor, qui est l'actuel propriétaire du système. . Aujourd'hui, c'est le choix des organisations de différents secteurs, avec plus de 500 millions d'utilisateurs dans le monde. En fait, il s'agit d'une solution qui peut être appliquée aussi bien aux grandes entreprises qu'aux petites et moyennes entreprises (PME), étant hautement fonctionnelle pour tous les types et formats d'organisations. En plus de vous permettre de gérer plusieurs comptes de messagerie dans un seul outil, Zimbra s'intègre à une gamme d'appareils, de plateformes et de solutions axés sur la messagerie. Tout cela garantit aux managers une haute fonctionnalité et une vision stratégique de l'organisation dans son ensemble, ainsi que de sa communication interne et externe. Il convient également de mentionner que cet outil peut soit être installé sur les serveurs de votre entreprise, soit fonctionner via le cloud computing (qu'il soit public ou privé), et est compatible avec tous les systèmes d'exploitation existant actuellement. Il a deux modalités : la version open source (Zimbra Collaboration) et la version fermée (Zimbra Network) — nous verrons chacune d'elles, en détail, dans les prochains sujets. Ceux qui souhaitent évaluer si c'est la meilleure option pour leur entreprise peuvent souscrire à une version d'essai, utilisant toutes les fonctionnalités de la plateforme pendant une période de 60 jours dans la version installée localement sur un serveur dédié ou dans le Cloud.

Pourquoi l'utiliser dans mon entreprise ?

En fait, Zimbra E-mail est l'une des plateformes de communication d'entreprise les plus utilisées au Brésil. De nombreuses institutions publiques et privées, des agences gouvernementales et même les forces armées l'ont utilisé. Parmi les points les plus importants figurent la possibilité de gérer plusieurs comptes de messagerie au même endroit, d'activer ou de désactiver des fonctionnalités telles que l'accès pour supprimer le dossier Corbeille, envoyer ou non des e-mails externes, avoir accès aux e-mails ou à l'agenda des départements. Un autre avantage intéressant est son interface très intuitive, qui favorise son utilisation même par des utilisateurs non spécialistes dans le domaine des technologies de l'information, permettant un accès rapide et très efficace. Zimbra facilite également le partage d'informations telles que les calendriers d'activités, les horaires, les contacts et les dossiers, ainsi que la répartition des rôles entre les équipes, améliorant ainsi toute la gestion interne des activités. Ainsi, votre entreprise gagne en productivité, en organisation et en contrôle des fonctions. En résumé, voyons d'autres raisons pour lesquelles vous utilisez cet outil dans votre organisation :

possibilité d'accéder aux informations système de n'importe où avec une connexion Internet, car les bases de données sont stockées dans le cloud, ce qui permet plus d'organisation et de productivité ;
capacité à adhérer au bureau à domicile, permettant la modernisation du modèle de travail de l'entreprise ;
économies de coûts par rapport aux solutions de licence telles que MS Exchange, Office365 ;
plus de liberté pour personnaliser le flux de travail en fonction des besoins de l'organisation ;
surmonter le besoin d'envoyer des pièces jointes par e-mail, car il suffit de partager des fichiers et des accès directement avec d'autres utilisateurs de l'application ;
possibilité de gestion interne hiérarchique ;
compatibilité avec d'autres systèmes de messagerie.

Il convient également de mentionner les principales fonctionnalités que l'hébergement Zimbra offre aux entreprises, en plus de celles déjà mentionnées. Parmi eux se trouvent :

service de partage de fichiers (Zimbra Drive) ;
option de messagerie collaborative, partage de dossiers avec les membres de l'équipe ;
effectuer des vidéoconférences avec partage d'écran à l'aide de Zimbra Connect ;
éditer des documents, des feuilles de calcul ou des présentations en collaboration à l'aide de Zimbra Docs ;
possibilité d'utiliser des signets personnalisés pour rechercher des e-mails et des rendez-vous ou rechercher des documents et des pièces jointes ;
création de recherches complexes, pouvoir les enregistrer pour retrouver plus facilement vos informations ultérieurement ;
interface récursive à utiliser sur les appareils mobiles ;
configuration facile via POP/IMAP sur les appareils mobiles avec Android OS, iOS et Windows Phone ;
configuration de sauvegarde automatique de la boîte e-mail, minimisant les risques de pertes éventuelles.

Quels sont les avantages de l'hébergement Zimbra ?

À ce stade, vous vous demandez peut-être : pourquoi choisir Zimbra plutôt qu'une autre plateforme de gestion de messagerie ? Voyons donc quelques-uns de ses plus grands avantages exclusifs !

Meilleur stockage

Grâce à la technologie cloud, la plateforme garantit un bien meilleur stockage des informations, tant sur le plan quantitatif que qualitatif. Après tout, la possibilité de conserver les bases de données dans le cloud minimise considérablement le risque de perdre ces données, en plus de permettre un accès plus rapide grâce à toute la structure de serveur qui en a la charge.

Coût moindre et possibilité de personnalisation

Zimbra est une solution open source (ou code ouvert), ce qui signifie que ses utilisateurs peuvent l'étudier, la modifier et la diffuser pour n'importe quelle utilisation. En d'autres termes, vous pouvez l'adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise. De plus, ses coûts d'acquisition et de déploiement finissent par être entre 35% et 50% inférieurs aux autres solutions propriétaires du marché.

Plus d'intégration

De plus, comme il s'agit d'une solution open source , les utilisateurs sont libres de travailler sur des personnalisations et des modifications du code source qui favorisent une meilleure intégration avec toutes les autres fonctionnalités utilisées par l'organisation. La plate-forme elle-même a déjà une intégration intégrée avec certaines des solutions les plus utilisées sur le marché aujourd'hui, comme Outlook. Tout cela facilite le processus d'adaptation de l'entreprise à la plateforme.

Sécurité des informations

Zimbra e-mail protège plus efficacement les données de votre entreprise, principalement grâce aux solutions déjà incluses dans la plateforme, telles que les filtres anti-spam et la protection de haut niveau contre les virus et les logiciels malveillants. Aujourd'hui, l'une des principales vulnérabilités capables de violer la sécurité établie par les spécialistes dans ce domaine est précisément l'accès obtenu en ouvrant des fichiers et des liens malveillants par les employés de l'entreprise. N'oubliez pas que les attaques de pirates sont de plus en plus sophistiquées et que leur ampleur et leurs conséquences sont graves. Un bon exemple est Ransomware, qui peut faire perdre à l'organisation toutes les données et tous les fichiers enregistrés sur la machine en raison du piratage d'informations. Par conséquent, il est essentiel de disposer de mécanismes de défense et de protection qui inhibent la réception et l'ouverture de spam, ainsi que de contenus qui, en raison du manque de connaissances de l'employé, génèrent une faille de vulnérabilité dans la machine lors de leur ouverture.

Interface conviviale

Comme le système possède une interface intuitive, il est beaucoup plus facile pour vos employés de l'utiliser avec moins d'erreurs, en plus de minimiser les cas de doutes et les impacts sur l'environnement de travail, au cas où une migration serait nécessaire. Cette interface vous permet d'effectuer des recherches avec des filtres très faciles à personnaliser, garantissant que l'utilisateur peut trouver plus facilement tout contenu dont il a besoin pour une tâche ou une activité. De plus, l'administrateur peut effectuer tous les réglages nécessaires en fonction de la demande du moment.

Quelles sont les caractéristiques de chaque modalité de Zimbra ?

Maintenant que nous avons vu tous les avantages dont votre entreprise peut bénéficier avec cette plateforme, il est important de mettre en avant les différents types d'e-mails Zimbra et les spécificités de chacun d'entre eux. Vérifier!

Édition communautaire Zimbra

En termes simples, il s'agit de la version qui peut être utilisée par les entreprises sans avoir à payer de licence. Il a un certain nombre de fonctionnalités intéressantes, que nous allons présenter ci-dessous.

Messagerie et collaboration

Grâce à la plateforme, chaque utilisateur dispose de son cloud personnel utilisant un e-mail intelligent, qui permet l'intégration de messages, tâches, contacts, calendriers, entre autres fonctions. Cette fonctionnalité peut être implémentée dans un cloud public ou privé, garantissant une plus grande confidentialité des données. De plus, l'utilisateur a accès aux messages de n'importe quelle machine ou appareil, après tout, les informations sont stockées dans le cloud. Avec cela, les employés peuvent travailler de n'importe où — ce qui, comme nous l'avons dit, permet la mise en œuvre du travail à domicile dans l'entreprise, avec tous ses avantages.

Expérience Web intégrée

Son interface intuitive augmente considérablement la productivité des équipes. Ceci est possible grâce à des fonctionnalités telles que :

gestion productive des documents ;
partage de fichiers instantané ;
assistant de calendrier ;
possibilité d'utiliser Zimbra comme un "centre de collaboration" personnalisé.

Signature et chiffrement

Il est également possible d'envoyer et de recevoir des e-mails authentifiés et correctement cryptés. Ceci est essentiel pour les entreprises qui travaillent avec l'échange d'informations confidentielles, car cela minimise le risque que des cybercriminels interceptent des communications et des données stratégiques. Imaginez, par exemple, que des managers échangent des communications sur un produit inédit, quelque chose qui doit être confidentiel afin de garantir un avantage concurrentiel face aux concurrents. Les pirates travaillant à la vente d'informations stratégiques à d'autres organisations essaieront probablement de trouver des moyens d'obtenir ces données. Cependant, si les e-mails sont cryptés, il sera impossible de décrypter les messages. Grâce à la fonctionnalité Zimlet OpenPGP, incluse dans cette version gratuite de Zimbra, même si les e-mails sont interceptés, les seules personnes détenant les clés d'accès seront l'expéditeur et le destinataire, contrecarrant l'action criminelle.

Gestion informatique simplifiée

La version Community permet également une gestion simplifiée des ressources informatiques de l'entreprise. La console d'administration web AJAX, par exemple, est conçue pour être orientée tâche, permettant un contrôle depuis n'importe quelle machine, n'importe où, facilitant l'intervention d'un professionnel spécialisé en cas de problème. Le travail d'adaptation de l'entreprise est également facilité, grâce à des utilitaires de synchronisation pour iOS, Windows, téléphones portables et tablettes. Ainsi, le déploiement est flexible, lui permettant d'être installé nativement sur du matériel, virtualisé ou déployé en tant qu'application logicielle virtuelle, et il prend également en charge l'intégration avec VMware vSphere et KVM Hypervisor. Il convient également de mentionner que la sécurité de l'information elle-même est facilitée par les services anti-spam, antivirus et d'annuaires intégrés à la plate-forme, ce qui est fondamental pour les responsables informatiques.

Édition réseau Zimbra

Zimbra Network Edition est une version plus robuste, donc payante. Il possède toutes les fonctionnalités que nous avons énumérées jusqu'à présent et quelques avantages supplémentaires, comme nous le soulignerons ci-dessous.

Sauvegarde collaborative Zimbra

Cette fonctionnalité s'apparente à un outil de restauration, protégeant les données d'éventuels problèmes matériels, par exemple. Son utilisation est également très simple : sur le tableau de bord lui-même, dans la zone Résumé de la console d'administration, l'administrateur informatique peut vérifier l'état actuel de la sauvegarde. Vous n'avez plus à vous soucier de copier des messages spécifiques ou de ne pas pouvoir récupérer un message important.

Fonctions de sécurité avancées

La version Network dispose également de services de sécurité cryptographique pour les e-mails de l'organisation, en plus de fonctions telles que :

authentification 2F ;
confirmation de l'intégrité des messages ;
la non-répudiation de l'origine, au moyen de signatures numériques ;
la confidentialité et la sécurité des données grâce à un cryptage avancé.

Zimbra Archivage Découverte

Cette ressource supplémentaire permet l'archivage des messages délivrés ou envoyés par la plateforme. Lorsqu'il est activé, tous les e-mails sont dirigés vers le compte sélectionné et une copie du message est envoyée à une adresse e-mail prédéfinie.

Gestion hiérarchique du stockage

Grâce à cette fonction, le responsable informatique peut classer le stockage de tous les messages, ainsi que déplacer les éléments, les documents, les tâches, les rendez-vous et les contacts précédents de manière hiérarchique, en optimisant leur organisation.

Facilité de gestion informatique

Enfin, le gestionnaire peut toujours exercer les fonctions suivantes :

gérer l'accès et définir les politiques des utilisateurs dans la console de l'application ;
configurer l'utilisateur en trois étapes simples via l'authentification et le pré-approvisionnement ;
accès au support exclusif de l'entreprise pour effectuer des intégrations UC personnalisées via le SDK Zimbra.

Suite Zextras

Zextras est une sorte d'extension de la messagerie électronique Zimbra, apportant certaines fonctionnalités qui n'étaient pas présentes dans les versions précédentes. Voyons ce qu'ils sont.

outils de sauvegarde

Zextras Backup vise à protéger les informations en temps réel, en évitant des pertes qui peuvent être irréversibles pour l'entreprise. Son stockage se fait séparément, ce qui vous aide à économiser de l'espace grâce au système de compression et de déduplication. La restauration des données est effectuée à la discrétion du responsable informatique. Par exemple, vous pouvez restaurer un seul compte ou un e-mail spécifique, ou toutes les données à la fois, le cas échéant. Parmi les possibilités offertes par cette fonctionnalité, on peut souligner :

facilité d'utilisation;
environnement indépendant;
possibilité de réponse rapide et facile aux catastrophes ;
faire des copies instantanées;
sauvegarde compressée ;
Processus 100% transparent pour l'utilisateur final.

Utilisation mobile

Cette fonctionnalité permet à l'utilisateur d'accéder à la messagerie Zimbra à partir de n'importe quel appareil mobile, sans avoir à installer de client de messagerie ni à recourir à un logiciel d'intégration. Grâce à Zextras Mobile, il est également possible de recevoir des notifications push sur votre appareil, de synchroniser les e-mails, les contacts et de planifier des réunions. Encore d'autres points intéressants :

protocole ActiveSync ;
intégration avec le GAL ;
meilleur contrôle des appareils enregistrés ;
Enregistrez plusieurs comptes pour chaque appareil.

Discuter

Zextras Chat est un outil inclus dans l'extension qui permet des conversations entre utilisateurs via texte ou vidéo, et est un module 100% compatible avec Zimbra, quelle que soit sa version. Il peut être inclus à la fois dans le client Web Zimbra et dans n'importe quel client mobile tant qu'il prend en charge le protocole XMPP. Ses fonctions sont :

historique des discussions ;
possibilité d'envoyer des messages instantanés à tous les comptes ;
deux façons d'afficher le contenu ;
gestion intelligente de la liste de contacts ;
gestion des statuts (disponible, absent, ne pas déranger ou invisible) ;
possibilité d'envoi émotif ;
préférences de l'utilisateur;
ne nécessite pas de configuration par le secteur informatique ;
possibilité de chat vidéo.

Outil de migration

De nombreuses entreprises rencontrent une série de problèmes lors de la migration de plates-formes et de services, en particulier si cette migration est une urgence. Par conséquent, il est essentiel d'avoir des solutions qui peuvent aider ce processus, le cas échéant. L'outil de migration est un module dont l'objectif est de sauvegarder les données et les paramètres de Zimbra afin que Zextras Backup puisse être récupéré dans un nouvel emplacement, en pouvant définir quels points seront récupérés - qu'il s'agisse des informations d'un seul utilisateur ou de tous les utilisateurs .données stockées sur le serveur, par exemple. Chacun de ces modules Zextras est payant et peut être acheté individuellement ou dans un package complet (Zextras Suite).

Pourquoi faire appel à une entreprise partenaire Zimbra ?

Après tout ce que nous avons vu jusqu'à présent, force est de constater que l'hébergement Zimbra est une solution intéressante et très utile pour optimiser la gestion de ce type de communication dans votre entreprise. Maintenant, vous souhaitez probablement mettre en œuvre cette solution dans votre entreprise, n'est-ce pas ? Sachez que, pour cela, il est indispensable d'avoir un partenaire sérieux et responsable, capable de mener à bien cette mise en œuvre. Tout d'abord, comme nous l'avons mentionné dans ce guide, la messagerie électronique Zimbra est une solution open source, c'est-à-dire qu'elle vous permet de la personnaliser en fonction des particularités et des exigences de votre entreprise dans le temps. Sa mise en place ne sera donc pas la même dans deux entreprises différentes, même sur le même territoire. En effet, vos stratégies e-mail, que ce soit vis-à-vis du client ou en termes de communication interne, ne seront pas forcément les mêmes. Une entreprise partenaire spécialisée dans cet accompagnement pourra identifier quels sont les besoins particuliers de votre entreprise et comment Zimbra peut y contribuer au maximum. De plus, si votre organisation travaille avec d'autres solutions intéressantes, l'entreprise partenaire saura mettre en place une infrastructure à la fine pointe de la technologie pour accueillir le tout en harmonie.

Savez-vous ce qu’est la webmail Zimbra ?